Innkjøp av fagsystemer

Ved anskaffelse av nye fagsystemer er det viktig at den enkelte virksomhet rådfører seg med It- avdelingen i tillegg til arkivet. Dersom ønskelig, kan også Arkiv Øst IKS rådføres da de har nødvendig kompetanse for slike prosesser. Sammen foretas disse vurderinger, om:

• løsningen kan løses i allerede eksisterende system (arkivkjerne)
• innholdet i ønsket fagprogram skal bevares for ettertiden, og om fagprogrammet oppfyller lovverk og regelverk rundt dette
• det er krav som skal stilles til leverandøren før kjøp av systemet
• systemet tilfredsstiller krav mot It-sikkerhet og personvernhensyn
• løsningen samsvarer med gjeldende Ikt-plattformer
• kostnad tas med Rådmannsgruppa

Når det gjelder opplæring og ansvar i forbindelse med nye fagsystemer, er det viktig å understreke at i vår kommune deltar ikke arkivleder på dette da journalføring vil skje på virksomhetene og det er ikke mulig for arkivleder å sette seg inn i hvert enkelt system. Det blir derfor opp til hver enkelt virksomhet å utpeke sin egen systemansvarlig som også må ha noe kunnskap om arkiv. Arkivleder bistår med arkivfaglig råd ved behov.