Marker kommunes offentlige dokumentjournal/postliste på nett
Dokumentjournalen utarbeides på grunnlag av registrerte journalposter som genereres fra saksbehandlersystemet Acos WebSak. Postlisten kontrolleres som regel annenhver dag, og postlistene kjøres med ett etterslep på ca to dager, og fulltekstpubliseres deretter etter kontroll på kommunens hjemmesider.
Den skal ligge ute maksimum 2 år. Inn og utgående dokument ligger i samme journal/postliste. Dette er dokumenter som etter Off.lovens §4 må regnes som saksdokument for organet dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Jfr. Arkivlovens §2a.
Journalene ligger som PDF dokumenter.
Journalen inneholder brevdato, saks- og dokumentnr., avsender og/eller mottaker samt opplysninger om sak, innhold eller emne.
Det skal være en nøytral og meningsfull tekst på sakstittel, uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt.
Innsynsbegjæring.
Enhvers rett til innsyn i offentlige dokumenter er hjemlet i Offentlighetsloven. Du kan be om innsyn og få kopi av dokumenter. Du kan selv fylle ut skjema for innsynsbegjæring på våre nettsider, eller du kan kontakte oss pr. e-post, telefon eller ved personlig oppmøte.
Etter Off.lovens §3 er forvaltningens journaler i sin helhet offentlige for alle, og det er denne loven som avgjør om publikum og presse kan få innsyn eller ikke i dokumenter som offentlig organ har mottatt eller produsert. Dette betyr at enhver kan kreve gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak, såfremt de ikke inneholder opplysninger som kommer inn under unntaksbestemmelsene i §§ 5 og 13.
Unntatt offentlighet.
Enkelte dokumenter er unntatt offentlighet og du vil da se en henvisning til hvilken lovhjemmel som ligger til grunn for dette i journalen.
Forvaltningslovens § 18 omhandler partsinnsyn som gir rett til dokumentinnsyn i konkrete saker, og gjelder mens saken er til behandling i et forvaltningsorgan og etter at den er ferdigbehandlet. Innsynet gjelder foruten dokumenter også journaler og lignende register, samt møtekart for kommunale folkevalgte. De interne dokumentene som kan unntas etter § 13 i Off.loven har man ikke krav på innsyn i. Unntakene her er Fvl §§ 18, 2.ledd og 19. Forvaltningslovens §§ 13a og 13 b omhandler hvem som allikevel kan få kjennskap til taushetsbelagte opplysninger. Et eksempel på informasjon som kan være unntatt offentlighet er informasjon om avsender/mottaker. Informasjon som er unntatt offentlighet er i journalen erstattet med tegn, eksempelvis (§). Selv om et dokument eller informasjon om et dokument er unntatt offentlighet, hender det av og til at man på bakgrunn av en konkret innsynsbegjæring ser at det likevel kan gis innsyn i hele eller deler av dokumentet.
Etter Personopplysningsloven har man rett til å få vite hvilke opplysninger en virksomhet har registrert og hva opplysningene brukes til. Her er unntak fra retten om informasjon i § 23.
De som vil bruke retten til innsyn, må selv ta initiativ ved å fylle ut skjema for innsynsbegjæring på våre nettsider, eller rette krav om innsyn til forvaltningsorganet.
Det kan fylles ut et skjema for innsynsbegjæring. Vanligvis skjer henvendelser via kommunens postmottak hvor arkivet journalfører forespørselen til saksbehandler.
Saksbehandler vurderer hvorvidt dokumentet inneholder opplysninger som er unntatt fra innsyn etter gjeldende regler. Henvendelsen skal besvares etter gjeldende lovverk snarest og vanligvis innen 3 virkedager. Innsynskrav som ikke er besvart innen 5 arbeidsdager etter at kravet er mottatt, kan nemlig regnes som avslått (§ 32).
Avslås innsynet skal avslaget grunngis med lovhjemmel, og det skal orienteres om klageadgang og klagefrist etter det som § 31 i Offentlighetsloven krever.
Klage på avslag om innsynsbegjæring skal rettes skriftlig og journalføres igjen til saksbehandler for ny behandling. Opprettholdes avslaget går klagen videre til kommunedirektøren for behandling.
Opprettholder kommunedirektøren også avslaget skal det gis et skriftlig svar med opplysninger om at avslaget kan påklages inn for Statsforvalteren.
