Saksbehandlere i kommunen har et viktig medansvar for at arkivet fungerer som oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlere er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokumenter som ihht. Offentlighetsloven § 4 er å regne som saksdokument for organet. Dokumentene i en sak skal holdes samlet og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak/arkivsystemet.

Saksbehandlere skal derfor:

• Kontrollere at mottatte dokumenter er distribuert riktig, dette gjelder også e-post. 
• Ha ansvar for å sjekke og evt. korrigere offentlighetsvurdering og tilgangsgruppe.
• Ha ansvar for at at brev (inkl. e-post) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
• Er ansvarlig for å følge opp egne restanser og vurdere hvordan disse skal behandles. Det vil si å avskrive innkomne journalposter med kode, sende beskjed til arkivet om avslutning av saker.
• Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak. Følge skrivereglene ved registrering av saker, journalposter og saksdokumenter og forholde seg til saksbehandlingsrutinene for å sikre en mest mulig likeartet saksbehandling.
• All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.
• Gi beskjed til virksomhetsleder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• Saksbehandler rydder arkivmapper for arkivuverdigmateriale, som konsept kladder, dubletter osv. Dette gjelder for de avdelinger som har egne fagarkiv.
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra sitt arkiv, blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre.