Arkiv Øst – ansvar og oppgaver

Arkiv Øst er et interkommunalt selskap, organisert etter Lov om interkommunale selskaper og har som oppgave å ta vare på, tilgjengeliggjøre og formidle arkivmateriale fra eierkommunene. Selskapet ble opprettet i 2002 under navnet Østfold interkommunale arkivselskap IKS og bestod av kommuner i Østfold og fylkeskommunen. Selskapet flyttet inn i nye lokaler med eget depot høsten 2014 i Skjeberg. Fra 2020 ble det flere nye eierkommuner fra gamle Akershus fylke, og Arkiv Øst består nå av 17 kommuner og Viken fylkeskommune. Samtidig ble det behov for utvidelser, og etter siste påbygg, er det plass til 36000 nye hyllemeter arkivmateriale. Foruten det klimastyrte arkivdepotet og ordningsrom, finnes det lesesal med plass for publikum og forskere som ønsker å bruke arkivene.

Selskapets finansieres ved årlig eiertilskudd basert på folketallet. Dette eiertilskuddet er med på å dekke daglig drift av selskapet og følgende tjenester til eierne:

• Prosjektbistand, rådgivning og veiledning ved:
  • Arkivdepot med betjening av deponerte arkiv for eierne, publikum og forskere. Bistand ved avlevering til depot og håndtering og oppbevaring av arkiver lokalt hos våre eiere.
  • Elektronisk arkiv med uttrekk og overføring av arkivpakker til depot, samt konvertering og periodisering for sak- og fagsystem.
  • Arkivordning for gjenfinning og tilgjengeliggjøring, registrering i ASTA og publisering av deponerte arkiv på Arkivportalen. Ordning av arkiver med arkivbegrensning/kassasjon i både nyere og eldre arkiver, samt ordningsprosesser.
  • Kurs og opplæring av eiernes ansatte i arkivfag og relevant lovverk. Fokusering på rutiner for organisering av dokumentflyt og dokumentproduksjon, samt bistand for utvikling og revisjon av arkivplaner.
  • Mediekonvertering/Digitalisering for digitalt tilgjengeliggjøring av ulike arkiv for saksbehandlere og publikum.
• Arkiv Øst tilbyr også:
• Innsyn i arkiver
• Informasjon til slektsforskning
• Tilgang til spesialkompetanse og personale i nasjonalt fagmiljø
• Spesifikke tjenester som feks:
  • Talerør mot sentrale aktører i saker vedrørende kommunale arkivfaglige spørsmål
  • Felles utredninger og høringer

Hjemmeside Arkiv Øst: www.arkivo.no