|
Lønn og Personal
| Arkivserie: |
Lønn og Personal |
| Daglig ansvar: |
HR-sjef Marianne Hermanseter, Linda B. Hattestad og Heidi M. Johansen på lønningskontoret |
| Arkiv: |
Lønns- og personalarkiv |
| Journalførende enhet: |
Sentralarkivet |
| Innhold: |
Personalmapper på kontoret til HR-sjef.
Rundskriv fra KS.
Permer med saker vedr. Administrasjonsutvalg/Arbeidsmiljøutvalg fra 1980.
På lønningskontoret:
Permer for lønnsbilag, lønnsslipper, skattekort, lønns- og trekkoppgaver, sykemeldinger, arbeidsavtaler, permisjonssøknader og fravær
Permer for rundskriv og andre bestemmelser/vedtak som gjelder lønn
|
| Tilgang for: |
Lønns- og personalavdeling |
| Ordning: |
Etternavn, alfabetisk |
| Periode: |
Så lenge vedkommende person er ansatt |
| Oppbevaringsmedium: |
Papir
|
| Fysisk plassering: |
Personalmapper - skap på personalkontoret.
Permer med saker vedr. Administrasjonsutvalg/Arbeidsmiljøutvalg fra 1980. Disse skal bevares og legges i bokser med saksomslag.
Gamle lønnsmapper - skap på lønningskontoret (blir ikke vedlikeholdt etter 1/1-2009 da nytt lønnssystem ble tatt i bruk)
Permer for lønnsbilag, lønnsslipper, skattekort, lønns- og trekkoppgaver, sykemeldinger, arbeidsavtaler, permisjonssøknader og fravær oppbevares på lønningskontoret.
Kontoret er låst når det ikke er noen tilstede.
|
| Overføring: |
Når den ansattes arbeidsforhold er opphørt, settes personalmappene i kjeller på rådhuset tilhørende rom for rådmannskontoret. Det er også lønnsmapper og de er arkivert i økonomikontoret/kommunekassen sitt arkiv, samt lønnsbilag, slipper, kontospesifikasjoner, lønns- og trekkoppgaver.
I saksarkivet kan det i mapper for ansettelser forekomme at søknader med vedlegg er arkivert her istedet for i personalmappene. Dette gjelder også den som har fått jobben. Andre personlige dokumenter er også blitt arkivert på saksområdet istedetfor i personalmappa. |
| Kassasjon |
Nei
|
| Antall år til kassasjon |
50 år med unntak |
| Type: |
Original
|
| Kassasjonshjemmel: |
Jfr. Riksarkivarens kassasjonsreglement
Personalmapper bevares for personer født 1.-11. og 21. i hver måned. Øvrige personalmapper kan kasseres etter 50 år etter arbeidsforholdets inngåelse |
| Merknader: |
|
| Produsert i elektronisk system: |
|
| Godkjent av: |
|
| Dato: |
02.02.2011 |
Infosikkerhet
| Klassifikasjon: |
Sensitiv
|
| Lovhjemmel: |
Offentlighetslovens §§ 13,23 første ledd og 25 |
| Konfidensialitet: |
Ja |
|
