Opp ett nivå

Instruks for arkivbegrensning og journalføring av dokumenter

Innledning

Det er ikke all post som kommer til kommunen som skal arkiveres og/eller journalføres. I henhold til arkivforskriften § 14 skal dokumenter som ikke inngår i saksbehandlingen eller har dokumentasjonsverdi holdes utenfor arkivet. Bestemmelsen er ikke bare en tillatelse til å skille ut overflødig materiale, men et pålegg om å gjøre det. Intensjonen er at arkivene ikke skal fylles opp med materiale uten dokumentasjonsverdi.

Dokumentsenterets/arkivets ansvar

Dokumentsenteret/arkivet har ansvar for:

Arkivbegrense post som kommer til kommunens sentrale postmottak og e-postmottak
Arkivere og journalføre arkivverdig post som kommer til kommunens sentrale postmottak og e-postmottak i Acos WebSak.

Arkivbegrensning

Disse dokumenttypene skal alltid holdes utenfor arkivet:

Dokumenter som er mangfoldiggjort eller allment tilgjengelig, som for eksempel trykksaker, rundskriv m.m.

NB: For materiale som kommunen selv utarbeider skal alltid ett eksemplar og eventuelle forarbeider arkiveres.

Dokumentutkast, kladdenotater, ekstra kopier, interne meldinger m.m. som ikke har verdi som dokumentasjon.

NB: Dokumenter som er nødvendige for å forstå saker og sammenhenger skal arkiveres.

Andre dokumenter som ikke har vært saksbehandlet eller har verdi som dokumentasjon.

Disse dokumentene kan for eksempel oppbevares i en ringperm, på filstrukturen, kastes eller videresendes til rett mottaker uten å journalføres eller arkiveres.

Hva skal arkiveres?

Plikten til å arkivere et dokument inntrer dersom dokumentet enten saksbehandles, eller dersom det har verdi som dokumentasjon. Se definisjonen av arkivverdig post her.

Arkiveringsplikten omfatter også organinterne dokumenter.

Hva skal journalføres?

Det er tre kriterier som må til for at et dokument må journalføres:

1. Dokumentet må være et saksdokument jfr. Offentleglova § 4

2. Dokumentet må være mottatt eller sendt

3. Dokumentet må kreve saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

NB: Punkt 3 innebærer at et dokument som saksbehandles, men som ikke har verdi som dokumentasjon ikke trengs å journalføres. I Acos WebSak er det imidlertid ikke mulig å arkivere et dokument uten å journalføre det. I praksis vil derfor dokumenter som det kun er en plikt til å arkivere, også journalføres.

Ved arkivbegrensning, still deg følgende spørsmål: Har dokumentet det vurderes arkivbegrensning på betydning for saksbehandlingen? Hvis svaret er ja, skal dokumentet registreres i Acos WebSak og er således ikke gjenstand for arkivbegrensning. Dette er spesielt viktig for egne notater og konsepter.

EKSEMPEL DOKUMENTER

Type dokumenter	Journalføres	Arkiveres	Arkivbegrenses	Merknader/unntak
Trykksaker (eks. NOU, St.meld, Ot.prop	Nei Nei	Nei Nei	Arkivuverdig Unntak	I de tilfeller hvor det startes en saksbehandling vedr. NOU melding. Sendes tilbake til arkivet for journalføring.
Rundskriv fra andre Rundskriv, egne	Nei	Ja	Arkivuverdig Unntak	Oppbevares i permer på ulike avdelinger etter egne behov. Dersom det kreves saksbehandling skal det journalføres. Den som er utgiver i egen virksomhet, tar vare på originalen og arkiverer denne.
Bøker, blader og tidsskrifter	Nei	Nei	Arkivuverdig Unntak	Utsteder har arkivansvaret.
Kursinvitasjoner	Nei	Nei	Arkivuverdig Unntak	Dersom kommunen selv holder kurset, tar kursholder selv vare på 1 eksemplar.
Tilbud som kommunen ikke har bedt om	Nei	Nei	Arkivuverdig Unntak	Tilbud som er bedt om skal kunne dokumenteres og må derfor journalføres og arkiveres.
Takkekort, julekort	Nei	Nei	Arkivuverdig
Møteinnkallinger,referater og saksliste og særutskrifter fra andre. Egne møteinnkallinger, referater og særutskrifter.	Nei Nei	Nei Nei	Arkivuverdig Unntak Arkivbegrenses	Dersom det går på enkeltpersoner, og/eller som hører til en sak, skal føres og tas vare på. Utsteder har arkivansvaret.
Årsmeldinger fra andre	Ja	Ja	Arkivverdig Unntak	Kjekt å ha et eks. Vår egen årsmelding skal bevares.
Politisk vedtak fra andre kommuner	Ja	Ja	Arkivbegrenses	Kan kastes når saken er ferdig.
Faktura	Nei	Ja	Arkivverdig	Regnskapsbilag oppbevares i henhold til regnskapsloven, og arkiveres i bilagsarkiv.
Infoskriv	Nei	Nei	Arkivuverdig Unntak	Egne skriv - utsteder har arkivansvaret.

Dokumenter i saker	Ja	Ja	Arkivverdig	Vesentlige for dokumentasjon av saksgangen.
Dokumenter som krever et svar	Ja	Ja	Arkivverdig	Kan også være arkivverdig selv om det ikke kreves et utgående svarbrev. Det er innholdet som avgjør om et dokument er arkivverdig.
Dokument innkommet som e-post, telefaks, sms, cd, diskett, brevdue,steintavle med mer.	Ja	Ja	Arkivverdig	Kan også inneholde arkivverdig dokumentasjon.
Høringer, uttalelse og kart- legging.	Nei	Nei	Arkivuverdig Unntak	Dersom disse krever saksbehandling skal de journalføres og arkiveres.
Søknader på stillinger	Ja	Ja	Arkivverdig Unntak	Den som ansettes får da en personalmappe med orignalbilag som oppbevares hos personalsjefen. Alle andre søkere blir arkivbegrenset, dersom de ikke har mapper fra før.
Permisjoner – 1 år Søknad om dagsperm.- korte fravær etter skjema.	Ja Nei	Ja Nei	Arkivverdig Arkivuverdig	Originalbrev legges i personalmappe hos personalsjefen.
Uttalelser, møter vedr. PPT og skoleelever.	Ja	Ja	Arkivverdig	Oppbevares i skoleelevmapper.
Søknad om startlån og innkomne brev fra banken.	Ja	Ja	Arkivverdig	Oppbevares i egne mapper på søkere hos saksbehandler.
Planer, sektorer/virksomheter	Ja	Ja	Arkivverdig	Egne er greit å ta vare på, men diverse handlingsplaner tilhører nok gråsonedokumenter for journalføring. Noe har blitt ført, men ikke alt.
Skjenkebevilling	Ja	Ja	Arkivverdig
Søknader om tilskudd/støtte	Ja	Ja	Arkivverdig
Byggesaker	Ja	Ja	Arkivverdig
Egenerklæring om konsesjonsfrihet	Ja	Ja	Arkivverdig
Egenmeldinger/sykemeldinger	Nei	Ja	Arkviverdig	Registreres elektronisk
Leiekontrakter	Ja	Ja	Arkivverdig	Originaldokumentet legges i safen for verdipapirer og kopien blir journalført.
Melding om overbelegg ved institusjon.	Ja	Ja	Arkivverdig
Fullmakt til åpning av post	Nei	Ja	Arkivverdig	Gråsonedokumenter eller skjemaer som ikke er blitt journalført. Arkivansatte i IKA mener imidlertid at de skal føres i den enkeltes personalmappe.