| Formål I et fullelektronisk arkiv, må alle dokumenter i en sak være elektroniske. Arkivverdige dokumenter som mottas på papir, må følgelig skannes for å bli arkivert elektronisk. Lovverk FOR-2017-12-15-2105: FORSKRIFT OM OFFENTLEGE ARKIV § 9. Journalføring Ansvar All registrering og skanning av innkomne papirdokumenter skal utføres av arkivet. Rutine Arkivet registrerer og skanner dagens inngående post. Etter endt registrering og skanning får dokumentene dokumenttype I (inngående) og journalstatus J (journalført). Saksbehandler får melding på Acos WebSak kurv på Outlock om ny post til behandling. Post som mottas for skanning blir påført journalstempel med mottaksdato.
- Interne notat (X eller N-notat) registreres av saksbehandler direkte i WebSak. Vedlegg til interne notat som ikke er tilgjengelig elektronisk, skal saksbehandler skanne inn og tilknytte elektronisk.
Dokument som ikke kan skannes Eksempler på dokument som ikke kan skannes:
- Bøker
- Innbundne utredninger/rapporter
- Anbudsdokumenter
- Store kart/tegninger (større enn A3)
Dokument som er i format eller omfang som ikke kan skannes, leveres til ansvarlig saksbehandler i papirutgave i eget saks-/vedleggsomslag. Det kan tas kopi av første side - hvis mulig - som skannes inn. I merknadsfeltet påføres at papirdokumentet er oversendt/levert til saksbehandler. Dersom saksbehandler kan skaffe dokumentet elektronisk vil det bli tilknyttet journalposten i ettertid. PROSEDYRE FOR REGISTRERING, SKANNING OG ARKIVLEGGING Før skanningen tar til: Mottatt dokument skal registreres i Acos WebSak. Det skal alltid vurderes om mottatt dokument inngår i en eksisterende sak. Hvis ja, benyttes eksisterende saksnummer, og journalposten(JP) settes til den enheten som er saksansvarlig. Journal- og arkivopplysninger påføres papirdokumentet i stempelet. Hvis dokumentet ikke inngår i eksisterende sak, opprettes ny sak i Acos WebSak, og JP settes til den enheten arkivet anser som sakseier. Journal- og arkivopplysninger påføres papirdokumentet i stempelet.
Registrering av inngående post i WEBSAK
All inngående papirpost som skal registreres i Acos WebSak skal skje i arkivet. Ved hastesaker kan imidlertid saksbehandler registrere post selv ved å skanne dokumenter til egen epost for deretter å tilknytte til aktuell sak. Posten registreres på vanlig måte i Acos WebSak Skanning av dagens post
- Fjern stifter, binderser, tape og evt ”gule” lapper.
- Dersom ”gul”lapp inneholder beskjed til saksbehandler må denne kopieres over på A4-ark og skannes sammen med hoveddokumentet.
Kontroller at:
- - elektronisk dokument er lagt i rett sak
- - korrekt gradering, hjemmel, tilgangskode og skjerming er lagt inn
- - antall sider som er skannet inn stemmer med papirkopien (husk dobbeltsidige dokumenter)
- - vedlegg er registrert riktig
- - hele det innskannede dokumentet er lesbart/har tydelig skrift
- - siden - om nødvendig - er rettet opp
- - dokumentet har fått riktig registreringsdato
- - forfallsdato er lagt inn (hvis registrert i dokumentet)
- - riktig adressat og hele adressen er påført
- - avsenders referanse er lagt inn (hvis registrert i dokumentet)
- - det er påført i merknadsfeltet hvis saksbehandler har fått papirversjonen
- - det ikke er skrivefeil
Fordeling av inngående post
Ved feil påført saksbehandler, plikter mottaker å sørge for at riktig saksbehandler blir påført i WEBSAK. Dersom saksbehandler er i tvil om rett saksbehandler avklares dette med leder. Midlertidig arkivering Skannede dokument som tilhører Sentralarkivet skal makuleres etter 6 mnd, men dokumenter som hører til fagarkiv legges i posthylla til saksbehandler da disse arkivene ikke er fullelektroniske. Feil Dersom det i ettertid oppdages at journalposten er registrert og skannet i feil sak, flyttes dokumentet elektronisk over i rett sak uten ny innskanning.
|
